Quy trình điều hành Tour du lịch, 8 bước và giải thích

2.      Hướng dẫn làm các thủ tục cần thiết:

– Hướng dẫn làm thủ tục xin cấp hộ chiếu (nếu khách chưa có hộ chiếu) – đối với khách outbound.

– Thu hộ chiếu của khách để làm visa hoặc các giấy tờ của khách để làm giấy thông hành – đối với khách outbound hoặc inbound (cần visa/thông hành).

3.      Lập danh sách đoàn, xác định số lượng khách (người lớn, trẻ em, giới tính).

4.      Thống kê và lập danh sách khách phải làm Hộ chiếu/ Visa/thông hành/ Số khách phải làm Visa tái nhập nếu có.

5.      Danh sách phòng nếu phải ở ghép (2 giường, 3 giường).

6.      Chi tiết hành trình (ngày khởi hành/kết thúc).

7.      Danh sách các chuyến bay/tầu/ô tô, giờ, thời gian.

8.      Giá đã bán cho khách.

9.      Các dịch vụ bao gồm/ không bao gồm.

10.  Những chú ý đặc biệt được lưu ý trước từ phía khách.

11.  Những chú ý, người bán muốn được lưu ý thêm (thời gian áp dụng giá, mùa cao điểm, các sự kiện đặc biệt,…).

12.  Bàn giao tất cả các nội dung trên cho Điều hành.

điều hành

2.      Xây dựng kế hoạch điều tour.

3.      Chuẩn bị thông tin để đặt dịch vụ:

–         Số khách, số lượng phòng

–         Danh sách khách, danh sách phòng

–         Hành trình chi tiết

–         Loại hạng khách sạn hoặc chỉ định khách sạn, nhà hàng, điểm mua sắm

–         Phương tiện vận chuyển

–         Số lượng bữa ăn chính/phụ

–         Các dịch vụ khác (tham quan, mua sắm)

–         Yêu cầu Hướng dẫn viên

4.      Đặt dịch vụ (tour, phòng, ăn, vận chuyển, dịch vụ vui chơi giải trí, HDV,…)

5.      Nhận xác nhận đặt chỗ của các đối tác (Công ty nhận khách, khách sạn, nhà hàng, đơn vị vận chuyển,…)

6.      Bàn giao bộ phận dịch vụ trong nước:

–         Các thông tin về đoàn khách

–         Các dịch vụ cần thực hiện (hộ chiếu, Visa, vé máy bay, tàu, ô tô…)

7.      Viết đề nghị tạm ứng tiền vé máy bay, tàu, ô tô cho bộ phận dịch vụ trong nước

8.      Chuẩn bị nội dung họp đoàn trước chuyến đi

9.      Gửi thông tin họp đoàn cho khách (trước ít nhất 3 ngày)

9. Xây dựng các Check List và biên bản bàn giao cho các bộ phận liên quan

Dịch vụ trong nước

2. Đặt các dịch vụ theo yêu cầu

3. Nhận xác nhận đặt chỗ

4. Bàn giao kết quả cho điều hành

5. Chuẩn bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho HDV (Micro, cờ, biển đón đoàn, quà tặng, biển hiệu công ty, khai Form xuất nhập cảnh, giấy dán hành lý,…)

6. Xây dựng Check List và biên bản để bàn giao

Điều hành

2. Điều Hướng dẫn viên

3. Lập dự toán và viết đề nghị tạm ứng thực hiện tour cho Hướng dẫn viên (thanh toán các dịch vụ bằng tiền mặt, công tác phí HDV, dự phòng)

4.Cùng Hướng dẫn viên tổ chức họp đoàn trước chuyến đi

5.Tập hợp các vấn đề bổ sung từ khách sau buổi họp đoàn

2.      Nhận bàn giao từ bộ phận dịch vụ trong nước

3.      Nhận tiền tạm ứng

4.      Chuẩn bị cá nhân

5.      Liên hệ với lái xe

điều hành

2. Hỗ trợ khách hàng ngoài chương trình

3. Chụp ảnh đoàn

4. Phát và thu phiếu đánh giá của khách

5. Viết báo cáo thực hiện đoàn

6. Quyết toán tạm ứng

7. Nhận công tác phí thực hiện đoàn

Bộ phận kinh doanh và kế toán

2. Thống kê các ý kiến phản hồi

3. Lập hồ sơ đoàn để quản lý

4. Gọi điện chúc mừng khách / gửi thư cảm ơn

5. Tặng quà chung cho đoàn (Album ảnh, đĩa ảnh,…)

6. Thanh lý hợp đồng

7. Quyết toán đoàn

8. Thống kê và lưu giữ những nhu cầu mới của khách cho lần sau