Mục lục
Sự Phối Hợp Giữa Các Bộ Phận Với Bộ Phận Lễ Tân Trong Khách Sạn, như ai cũng biết không phải tất cả yêu cầu của khách hàng đều có thể được xử lý chỉ bởi bộ phận lễ tân mà cần phải giải quyết bằng cách phối hợp với những bộ phận liên quan như : Kế toán, Kinh doanh, Kỹ thuật, An ninh và Bộ phận buồng, và đây là nội dung mà chúng tôi muốn gửi đến các bạn sinh viên ngành Nhà hàng – Khách sạn. Tuy nhiên để nắm vững những kiến thức này và áp dụng cho bài báo cáo tốt nghiệp của mình thì thật khó khăn cho các bạn. Vì vậy chúng tôi mang đến cho các bạn dịch vụ viết báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp chất lượng nhất, hãy gọi Zalo : 0934573149 để nhận báo giá
1. Giữa bộ phận lễ tân với bộ phận kế toán
Sau khi khách làm thủ tục check-out rời khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện việc chuyển toàn bộ hóa đơn dịch vụ – hồ sơ thanh toán (kể cả khách lẻ đã thanh toán hay khách công ty chưa thanh toán) cho bộ phận kế toán tiến hành hạch toán doanh thu – quản lý công nợ và làm các báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của khách sạn
2. Giữa bộ phận lễ tân với bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ tìm khách từ nhiều nguồn khác nhau và mang khách đến cho khách sạn, còn bộ phận lễ tân và các bộ phận khác có nhiệm vụ giữ chân khách hàng. Tại khách sạn, bộ phận kinh doanh thông báo cho bộ phận lễ tân giá bán phòng qua các giai đoạn và các chính sách ưu đãi để bộ phận lễ tân biết được và áp dụng cho khách hàng. Hai bộ phận phối hợp với nhau khá tốt tuy nhiên vẫn có trường hợp sai lệch thông tin, bộ phận phòng sale giảm giá bán hoặc tặng phiếu giảm giá cho khách mà không thông báo cho bộ phận lễ tân .
Nhìn chung, giữa các bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ, luôn hỗ trợ nhau trong công việc nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tại khách sạn nói chung và bộ phận lễ tân nói riêng.
3. Giữa bộ phận lễ tân với bộ phận buồng
Bộ phận lễ tân và bộ phận buồng có mối quan hệ khăng khít, hỗ trợ nhau rất nhiều trong mọi hoạt động chung của khách sạn. Bộ phận lễ tân là bộ phận đại diện trực tiếp chào đón khách, làm thủ tục cho khách thuê buồng ngủ, thông báo ngày, giờ khách đến, kiểm tra, cập nhật tình trạng buồng phòng thường xuyên để đáp ứng nhu cầu của khách. Trong khi đó bộ phận buồng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp, quản lý và về khâu vệ sinh của tất cả buồng ngủ trong khách sạn. Hai bộ phận phối hợp phục vụ khách trước khi khách đến, trong thời gian khách lưu trú và khi khách rời đi. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số vấn đề như:
– Công tác làm vệ sinh của bộ phận buồng hơi lâu so với thời gian quy định làm chậm trễ thời gian khách check-in.
– Nhân viên buồng làm phòng đôi lúc không sạch , có một số lần khách yêu cầu chuyển phòng.
– Bộ phận buồng thường mắc những sai sót không chú ý yêu cầu đặt biệt của khách như thêm 1 giường phụ được lễ tân ghi vào hệ thống nên đã xảy ra tình trạng là khách đã làm thủ tục xong những phòng vẫn chưa được sẵn sang để đón khách , khiến khách không hài lòng và mất thời gian.
XEM THÊM : Quy Trình Phục Vụ Khách Của Nhân Viên Lễ Tân Tại Khách Sạn
4. Giữa bộ phận lễ tân với bộ phận nhà hàng
Hai bộ phận phối hợp phối hợp nhịp nhàng với nhau trong các giai đoạn khách đến và rời khỏi khách sạn, cụ thể như sau:
– Giai đoạn trước khi khách đến bộ phận nhà hàng nhận được những thông tin cần thiết của khách chuẩn bị đến từ bộ phận lễ tân, và bộ phận nhà hàng sẽ biết được cần chuẩn bị bao nhiêu ly nước hoa quả và khăn lạnh để chào đón khi khách đến. Dựa vào danh sách khách đến này, bộ phận nhà hàng sẽ biết chuẩn bị bao nhiêu suất ăn sáng cho khách.
– Khi mọi thủ tục đăng ký cho khách đã xong thì nhân viên lễ tân sẽ giới thiệu về dịch vụ ăn uống, giới thiệu về vị trí của nhà hàng cho khách dễ tiếp cận, giới thiệu thời gian phục vụ, các sản phẩm trọn gói của nhà hàng để khách có được nhiều thông tin và tiêu dùng dịch vụ khi có nhu cầu.
– Lúc khách thanh toán để rời khỏi khách sạn cũng là lúc khách thường phản hồi lại mức chất lượng dịch vụ mà khách đã sử dụng, khách hay phàn nàn về chất lượng món ăn không hợp khẩu vị với khách, menu món ăn không đa dạng , thái độ nhân viên của nhà hàng …
Nhân viên nhà hàng và nhân viên lễ tân đôi lúc không hiểu ý nhau , làm việc không ăn khớp nên đôi lần có xảy ra mâu thuẫn với nhau.
Nhìn chung, việc phối hợp giữa hai bộ phận khá tốt, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Nên cần khắc phục những tranh chấp và mâu thuẫn không đáng có để có thể phục vụ một cách tốt nhất.
5. Giữa bộ phận lễ tân với bộ phận kỹ thuật
Hai bộ phận này có tính chất công vệc hoàn toàn khác nhau nhưng mối quan hệ lại rất mật thiết, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của khách sạn nói chung và bộ phận nói riêng. Khi khách hàng phàn nàn về các thiết bị trong phòng có vấn đề, nhân viên lễ tân ngay lập tức thông báo cho bộ phận kỹ thuật để sửa chữa kịp thời, không làm khách cảm thấy khó chịu.
Các vấn đề thường gặp tại khách sạn Biển Vàng : mạng yếu, nước nóng lạnh chậm và thường xuyên bị ngắt, tủ lạnh không thể làm lạnh , TV có vấn đề…. Nhìn chung, mối quan hệ giữa hai bộ phận này rất chặt chẽ.
6. Giữa bộ phận lễ tân với bộ phận an ninh
Các công tác an ninh và an toàn trong khách sạn vô cùng quan trọng và cần thiết đối với ban quản lý khách sạn nói chung cũng như bộ phận an ninh nói riêng. Bộ phận lễ tân sẽ luôn quan sát, theo dõi khách ra vào tại khách sạn, nếu nghi ngờ những hành vi thất thường của những người lạ khi vào khách sạn phải thông báo ngay cho bộ phận an ninh để đảm bảo an toàn cho khách lưu trú và tránh những mất mát xảy ra ở khách sạn.
Mỗi bộ phận, vị trí công việc trong khách sạn đều có vai trò – nhiệm vụ riêng nhưng mục đích chung đều nhằm phục vụ, thỏa mãn tối đa các nhu cầu của du khách. Khi muốn yêu cầu hay phản hồi về dịch vụ khách sạn, người đầu tiên và duy nhất mà khách hàng sẽ nghĩ tới chính là nhân viên Lễ tân khách sạn.Với vai trò là một “trung tâm tiếp nhận” thông tin, Lễ tân sẽ kết nối với các bộ phận liên quan để thực hiện các yêu cầu, giải quyết các phản hồi của khách lưu trú. Vì vậy bộ phận Lễ tân luôn cần phối kết hợp làm việc nhịp nhàng, có hiệu quả với các bộ phận khác trong khách sạn.
7. Nhận xét:
7.1 Ưu điểm:
Với bộ phận buồng:
– Ở khách sạn Biển Vàng vào đầu ca sáng bộ phận lễ tân sẽ lên danh sách khách đến trong ngày cũng như số phòng dự kiến và thời gian khách đến, sau đó chuyển cho bộ phận buồng phòng để làm phòng sạch sẽ , sao cho phù hợp để đón khách. Đồng thời , bộ phận buồng phòng cũng thông báo về Sự Phối Hợp Giữa Các Bộ Phận Trong Khách Sạn được biết để chủ động trong việc bán phòng cũng như sắp xếp phòng khi khách đến đột xuất . Khi khách check – out, bộ phận buồng có trách nhiệm kiểm phòng và thông báo lại cho bộ phận lễ tân để ra hóa đơn thanh toán tiền khách về các dịch vụ trong phòng mà khách đã sử dụng cũng như thông báo như hư hại, mất mát do khách gây ra để yêu cầu khách bồi thường.
Với bộ phận nhà hàng:
– Khi khách có nhu cầu ăn uống thì bộ phận nhà hàng sẽ thông báo với bộ phận lễ tân về thực đơn hằng ngày khách dùng, và khi khách có nhu cầu ăn uống tại khách sạn thì nhân viên lễ tân sẽ thông báo tới bộ phận nhà hàng để nhân viên nhà hàng để chỗ cho khách . Khi khách ăn uống tại nhà hàng, hàng ngày nhân viên nhà hàng sẽ chuyển hóa đơn , chứng từ giấy hoặc phiếu kí nợ, những khoản thu của khách hàng cho bộ phận lễ tân.
Với bộ phận an ninh:
– Khi khách muốn gửi hành lý tại quầy lễ tân, nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho nhân viên bảo vệ để giúp đỡ khách. Cùng phối hợp với nhân viên lễ tân giải quyết các sự cố đáng tiếc xảy ra như mất cắp, thất lạc hành lý,…
Với bộ phận kỹ thuật:
– Bộ phận kỹ thuật thường xuyên kiểm tra mọi trang thiết bị trong phòng khách và các khu vực công cộng khác. Nếu có thiết bị hư hỏng như TV, máy lạnh, mạng internet,… sẽ báo lại nhân viên lễ tân đổi phòng cho khách.
7.2 Nhược điểm:
Với bộ phận buồng:
– Chưa cập nhật tình trạng buồng để bộ phận lễ tân phải có Sự Phối Hợp Giữa Các Bộ Phận Trong Khách Sạn để khách gọi yêu cầu thay đổi tình trạng lên hệ thống.
– Phòng có sự cố nhưng chưa kịp thời báo và cập nhập lên tình trạng buồng làm công tác phân buồng cho khách bị phản hồi
– Nhân viên buồng phòng kiểm tra minibar không chính xác, làm mất thời gian check-out cho khách khiến khách không hài lòng.
Với bộ phận nhà hàng:
– Phục vụ đồ ăn tận phòng cho khách còn chậm trễ, để khách phản hồi lại với Lễ tân
– Nhiều món ăn buffet sáng không hợp khẩu vị với khách, khách phản hồi, góp ý tại bộ phận lễ tân để nhà hàng thay đổi sao cho hợp lí.
Với bộ phận an ninh:
– Nhiều khách hàng khó tính, khi xe đưa đón đến trước khách sạn nhưng bảo vệ chưa kịp mở của xe hay khiêng vác hành lí giúp hay phàn nàn và khó chịu với lễ tân, gây cản trở trong việc phục vụ
Với bộ phận kỹ thuật:
– Đôi lúc cơ sở vật chất kỹ thuật trong phòng khách chưa được xử lí kịp thời, đã báo hư hỏng những vì một số lí do vẫn chưa sửa chữa kịp làm gián đoạn quá trình nghỉ ngơi của khách tại phòng, thì nhân viên lễ tân là người nhận nhưng phản hồi không tốt về cách phục vụ từ phía khách hàng.
Với bộ phận kế toán:
– Sau khi khách đã làm thủ tục check-in, lễ tân chuyển toàn bộ hóa đơn thanh toán của khách cho phòng kế toán, nhưng không phải lúc nào cũng suông sẻ. Nhiều lần bộ phận kế toán tổng kết hóa đơn thiếu, không trùng khớp với doanh thu tại máy tính bộ phận lễ tân, gây tranh cãi
Trên đây là nội dung về Sự Phối Hợp Giữa Các Bộ Phận Trong Khách Sạn mà chúng tôi đã tổng kết từ các nguồn tư liệu uy tín và từ những bạn sinh viên ưu tú của những khóa trước để gửi đến các bạn. Ngoàn ra chúng tôi còn cung cấp cho các bạn dịch vụ viết báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, ngay bây giờ hãy liên hệ với luanvantot.com để được hỗ trợ
